Arsal Amiruddin
Kapan sebaiknya menerapkan manajemen di dalam bisnis? Sebagian besar pasti berkata saat bisnis telah berlangsung, atau setidak-tidaknya ketika bisnis telah punya karyawan pertamanya. Tentu saja tak seluruhnya tepat. Menurut Kenya Swawikanti, seperti dikutip dari situs brainacademy.id, kerja-kerja manajemen ternyata tak saja tentang mengatur orang-orang bertindak dalam rangka mencapai tujuan tertentu.
Lebih jauh manajemen harus difahami sebagai, “suatu proses merencanakan, mengelola, mengatur, serta mengontrol berbagai sumber daya, termasuk manusia, keuangan, dan material, untuk mencapai tujuan organisasi,” tulis Kenya. Bila merujuk pada pengertian tersebut, jelas menjadi penting untuk menerapkan manajemen bahkan ketika bisnis baru saja dimulai dan ketika bisnis telah berjalan.
Dengan begitu berbagai kebutuhan yang akan digunakan saat menjalankan bisnis, sedikit-banyaknya telah diketahui dan relatif dapat ditaksir. Kebutuhan ini, lanjut Kenya, demi memenuhi apa yang biasa disebut sebagai 6M, meliputi kesiapan unsur sumberdaya manusia (Man), cara bisnis akan dijalankan (Method), tekhnologi yang dapat diterapkan (Machine), bahan baku yang disiapkan (Material), jumlah uang yang harus disediakan (Money), dan kemana produk akan dijual (Market).
Fungsi manajemen oleh karenanya akan serupa gerak sirkular yang bertingkat-tingkat, dimana perencanaan dan tujuan selalu beririsan satu sama lain dalam setiap tahapan bisnis. Setiap perencanaan harus selalu mempertimbangkan tujuan, dan ketika bisnis telah berjalan, perumusan tujuan harus dilakukan terus-menerus dalam setiap etape perjalanannya.
Bahkan, karena sejak awal fokus setiap bisnis adalah pengelolaan sumberdaya dalam rangka mengejar tujuan, maka menetapkan tujuan juga menjadi kunci pertama dari tujuh kunci sukses dalam kerja manajemen. Bagaimana memahaminya dan apa kunci selanjutnya, bisa disimak dalam uraian berikut:
1. Tentukan Tujuan Bisnis.
Peter F. Drucker, seorang pria kelahiran Vienna, Austria, di tahun 1909, disebut sebagai bapak manajemen modern, telah menerbitkan banyak karya monumental yang masih menjadi rujukan ilmu manajemen hingga kini. Salah satu judul karyanya yang cukup terkenal yakni, The Practice of Management (1954), dimana ia memperkenalkan sebuah pendekatan yang disebutnya Management by Objectives (MBO) atau kerja manajemen yang berbasis pada tujuan.
Tujuan dalam hal ini, tentu bukan sekedar tujuan akhir dalam pencapaian keuntungan, tetapi visi capaian pada setiap proses yang dilalui dalam setiap etape bisnis. Menurut Drucker, berfokus kepada keuntungan telah membawa praktik manajemen yang buruk, karena berpotensi membawa sebuah perusahaan untuk mengabaikan sisi riset, promosi, hingga investasi yang justru dapat mendatangkan keuntungan lebih besar di kemudian hari.
Baca Juga: Kenali Jenis-Jenis Bisnis yang Menjanjikan di Masa Depan
Karena terlalu berfokus pada tujuan akhir ini, seorang manajer bisa mengambil sikap menghindari banyak pengeluaran modal yang dianggapnya beresiko dan dapat mengurangi keuntungan. Padahal, dengan menunda sedikit keuntungan, setiap pengeluaran modal yang diinvestasikan selalu memiliki peluangnya untuk menghasilkan produk yang lebih baik bagi konsumen.
“Menekankan pada keuntungan semata, misalnya, akan mengarahkan para manajer ke titik di mana mereka dapat membahayakan kelangsungan hidup bisnis. Untuk mendapatkan keuntungan hari ini, mereka cenderung merusak masa depan. Mereka mungkin mendorong produk yang paling mudah dijual dan mengabaikan produk yang merupakan pasar masa depan,” tulis Drucker.
Dalam menetapkan tujuan ini, seorang manajer dan pelaku bisnis bisa membuat semacam peta tujuan yang akan dicapai secara bertahap pada setiap area bisnis. Bentuk awalnya bisa dilakukan dengan membuat semacam area-area kunci di dalam bisnis dimana etape tujuannya dapat dibuat lebih detail.
Drucker sendiri menyebut ada delapan area kunci yang mesti dilihat. Tetapi pada intinya, penetapan tujuan-tujuan detail ini akan membuat sebuah bisnis memiliki ukuran-ukuran setiap capaian. Misalnya, target mencapai penjualan 1 Milliar untuk usaha rintisan bisa terkesan mustahil, tetapi memetakan target-targetnya ke dalam tujuan-tujuan spesifik secara bertahap bisa membuat setiap target menjadi lebih realistis.
Jelas harus diingat, bahwa penetapan target pada satu area, berarti menetapkan pula tujuan spesifik pada area lainnya. Lebih jauh menetapkan tujuan pada setiap tahapan bisnis dan cakupan aktifitas, malah akan membuat pengukuran juga jadi mudah dilakukan. Tidak saja dalam menilai apakah aktifitas tertentu memang sudah berhasil atau tidak berhasil, tetapi bahkan untuk menilai capaian kinerja yang dilakukan orang-perorang di dalam perusahaan.
“Tujuan diperlukan di setiap area di mana kinerja dan hasil secara langsung dan vital mempengaruhi kelangsungan hidup dan kemakmuran bisnis,” Drucker menyebut. Pada beberapa bagian ia bahkan menekankan, bahwa ketika bisnis telah dimulai, penentu tujuan tak sekedar berada di tangan seorang manajer atau pimpinan tertinggi. Karyawan juga dapat bertindak sebagai perencana atas target dan tujuan-tujuan yang hendak dicapai dalam cakupan area bisnis yang diembannya masing-masing.
2. Buatlah Rencana Bisnis Sederhana.
Rencana bisnis yang baik adalah gambaran penetapan target dan tujuan yang telah memperhitungkan secara cermat pengelolaan enam cakupan sumberdaya utama. Pada tahap awal pastinya tak perlu mewah, asal mudah difahami dan sudah dapat memotivasi pada pencapaian tujuan bisnis.
Seperti telah disinggung sebelumnya, penyusunan rencana bisnis membuat tujuan punya pendasaran untuk dicapai, dengan cara-cara yang paling memungkinkan dari setiap sumberdaya yang dimiliki. Tujuan yang terlalu besar dengan sumberdaya yang terlalu minim, jelas melahirkan rencana yang sama sekali sukar untuk direalisasikan.
Memang pada kenyataannya ada beberapa pengecualian pada bisnis-bisnis tertentu, dimana kepemilikan berlebih atas sumberdaya tertentu, membuat sumberdaya lainnya tidak terlalu berperan penting. Perkembangan bisnis tekhnologi bisa dilihat pada ranah ini, ketika penggunaan tekhnologi yang tepat membuat penggunaan sumberdaya manusia dapat berkurang.
Dalam perjalanan bisnis, pengelolaan antar sumberdaya tersebut akan terus-menerus berubah seiring perkembangan pula pada cakupan sumberdaya lainnya. Kelahiran inovasi dan ekspansi bisnis mewajibkan perumusan secara terus-menerus untuk mengatur kembali rencana pengelolaan sumberdaya.
Manajemen oleh karenanya, adalah semacam seni mengatur “keseimbangan antara hasil dan sumberdaya”, sebut Drucker. Pemetaan tujuan dan pemetaan sumberdaya dilakukan secara bersamaan, agar diperoleh sebuah rencana yang memperhitungkan kedua aspek secara simultan.
Terkait rencana usaha sendiri ada cukup banyak cara dalam perumusannya. Salah satu yang dapat dilihat adalah model yang dikembangkan oleh Alexander Osterwalder dan Yves Pigneur, dua orang doktor peneliti dan akademisi asal Swiss, dalam salah satu karya terkenalnya berjudul Business Model Generation (2010). Mereka memperkenalkan sebuah model sederhana untuk membuat perencanaan bisnis, yang kini banyak digunakan dan biasa disebut sebagai Canvas Model Bisnis.
3. Pilih Cara Bisnis yang Tepat.
Ada banyak cara pastinya dalam memulai bisnis. Sebagian orang memulai bisnis mereka sebagai usaha pribadi yang dijalankan sendiri hingga perusahaan bisnis yang dimiliki sendiri. Ada juga yang memulainya dengan mencari kemitraan hingga akhirnya bisnis dimiliki bersama, entah dalam bentuknya sebagai bisnis persekutuan atau sebuah perusahaan bisnis yang dimiliki bersama oleh dua orang atau lebih.
Sebagian orang yang memiliki cukup banyak modal, memilih membeli kepemilikan atas bisnis tertentu. Biasanya cara seperti ini dilakukan dalam banyak bisnis-bisnis tekhnologi, dengan mencari perusahaan-perusahaan rintisan yang memiliki potensi untuk berkembang tetapi para foundernya tak memiliki cukup sumberdaya.
Google misalnya, telah membeli cukup banyak lisensi dari banyak perusahaan tekhnologi untuk kian memperlebar ekspansi bisnisnya. Sejak tahun 2001 Google telah melakukan delapan kali akuisisi perusahaan yang masing-masing nilainya diatas US$ 1 Milliar.
Perusahaan tersebut meliputi; “1. Motorola: US$ 12,5 miliar, 2. Nest Labs: US$ 3,2 miliar, 3. DoubleClick: US$ 3,1 miliar, 4. Looker: US$ 2,6 miliar, 5. Fitbit: US$ 2,1 miliar, 6. Youtube: US$ 1,7 miliar, 7. Waze: US$ 1,2 miliar, 8. HTC: US$ 1,1 miliar,” seperti dilansir dari databoks.katadata.id.
Perusahaan-perusahaan tekhnologi raksasa lainnya semacam Microsoft, Apple, Amazon, Facebook, Adobe, dan sebagainya, sudah amat lumrah dalam melakukan akuisisi dan pembelian perusahaan lain untuk mendukung kinerja bisnis mereka. Adapula beberapa perusahaan bisnis, disebut perusahaan ventura, yang bisnisnya adalah mencari perusahaan bisnis yang membutuhkan investasi untuk tumbuh-kembang bisnisnya.
Baca Juga: 5 Hal yang Perlu Kamu Tahu Sebelum Memulai Bisnis
Selain cara-cara tersebut, beberapa orang juga kerap melakukan kerjasama kemitraan atas penggunaan merk dagang, biasa disebut franchise, yang memungkinkan seseorang dapat memakai nama brand bisnis milik perusahaan tertentu untuk memulai bisnisnya sendiri.
Cara mana yang paling baik dilakukan jelas melibatkan banyak faktor. Ketertarikan dan minat pada bidang tertentu bisa membuat seseorang dapat melakoni bisnis mereka meski tak begitu terampil di sana. Pastinya tak ada yang menyangka tetiba Elon Musk yang jago otomotif tiba-tiba membeli Twitter dan menjadi pebisnis social media.
Memang sebagian besar bisnis biasanya dibangun dari keterampilan atau pengalaman yang dimiliki seseorang. Mereka yang memiliki keterampilan pengelasan tentu akan mengalami banyak kesulitan saat mencoba terjun ke dunia kuliner, atau mereka yang amat telaten sebagai tukang cukur bisa amat tersiksa saat harus menjadi montir.
Biar begitu, faktor paling penting dari sebuah bisnis tetaplah datang dari sumberdaya yang dimiliki. Keterampilan selalu bisa dipelajari atau dilatihkan saat bisnis dimulai, sementara minat bisa terbentuk atau hilang kapan saja, tergantung dari setiap pelaku bisnis atau dari seberapa potensial bisnis tertentu dinilai dapat berkembang atau tidak.
4. Bangun Tim Kecil yang Solid.
Baik bisnis yang dimiliki sendiri atau dimiliki bersama orang lain, selalu membutuhkan sumberdaya manusia untuk turut membantu tumbuh-kembang bisnis. Membayangkan sebuah bisnis yang dapat dikelola oleh hanya satu atau sedikit orang, jelas membutuhkan cakupan yang besar pada sumberdaya lainnya seperti kesiapan mesin-mesin dan perangkat tekhnologi lainnya.
Perumusan tujuan-tujuan jangka pendek hingga yang amat spesifik pada setiap area bisnis bisa amat melelahkan dan menyita seluruh perhatian. Membangun sebuah tim kecil dalam hal ini, dapat melebarkan gagasan dalam perumusan rencana-rencana bisnis secara lebih terarah dan menghemat waktu.
Membangun tim kecil juga akan memudahkan dalam membagi kerja-kerja manajemen, untuk setiap area spesifik yang dibayangkan akan amat berpengaruh pada tumbuh-kembang bisnis. Fungsi dan peran banyak manajer dalam perusahaan bisnis besar adalah contoh mudah dalam hal ini.
Bagi sebuah perusahaan rintisan, fungsi-fungsi tersebut tentu tak harus melingkupi seluruh area kunci. Beberapa orang yang mengetahui dengan baik tujuan besar yang hendak dicapai di dalam bisnis, dapat menjadi tim yang kuat untuk membesarkan bisnis. Cukup mencari orang-orang yang mendukung dan siap bekerja sama dengan baik, asal dibentuk sebagai tim kecil yang solid, akan melapangkan jalan bisnis untuk bertumbuh dari pengaturan dan eksekusi rencana-rencana.
5. Kenali dengan Baik Pasar dan Pesaing.
Ada empat hal yang setidaknya harus dilihat untuk mencoba mengenali dan memahami pasar, yakni segmentasi pasar, kebutuhan atau keinginan pasar, ukuran dan pertumbuhan pasar, serta tren yang tengah berlangsung. Setiap pelaku bisnis harus mencari dalam segmen pasar mana mereka akan menjual produk barang dan jasanya.
Segmen-segmen pasar bisa berhubungan dengan aspek demografi, psikografi, perilaku, dan sebagainya. Sebagian bisnis menetapkan segmen mereka untuk produk anak, sebagian berfokus pada perempuan dewasa untuk produk kecantikan, ada pula sebagian pelaku bisnis yang mencoba menyasar segmen mereka pada rumah tangga kelas menengah dalam wilayah spesifik tertentu.
Penentuan segmen akan amat menentukan sajian produk hingga bagaimana mereka akan sampai pada konsumen. Beberapa pelaku bisnis bisa menetapkan segmen mereka berdasarkan perilaku konsumen dalam menggunakan produk dan jasa yang telah dihasilkan. Setiap pelaku bisnis juga mutlak harus mencari tahu kebutuhan dan keinginan pasar, seberapa besar kebutuhan atau keinginan tersebut dapat bertumbuh, atau juga bagaimana tren yang tengah berlangsung.
Baca Juga: 3 Etika Bisnis yang Wajib Diketahui
Bagi para pelaku bisnis di bidang elektronik misalnya, bisa amat kompetitif dari sisi tren. Kemunculan produk dan varian baru bisa hanya menghitung tahun atau bulan, sehingga pelaku bisnis dlam ranah ini harus amat peka terhadap tren dan perubahnnya. Jadi, buat pelaku bisnis yang berencana membuka toko handpone, misalnya, harus rajin mengupdate informasinya untuk melihat tren-tren baru yang tengah diminati.
Pada tahap awal, proses pengamatan tersebut dapat dilakukan secara langsung. Juga melakukan pencarian via internet serta sumber-sumber lainnya akan amat membantu. Aktifitas pengamatan juga sekalian dapat dilangsungkan bersamaan untuk melihat pesaing dan produk yang mereka hasilkan.
Beberapa model analisis sederhana seperti analisis SWOT dan analisis pasar sudah dapat diterapkan. Akan tetapi, dalam perjalanan bisnis selanjutnya, mau tak mau model-model riset pasar, analisis tren, hingga ragam model analisis pasar yang lebih detail, sebaiknya dapat dilakukan secara kontinu.
6. Gunakan Teknologi dengan Bijak.
Ragam inovasi dan kehadiran tekhnologi telah membawa cara-cara baru bagi setiap bisnis dalam menjalankan aktifitas mereka. Perubahan yang drastis pada sisi tekhnologi ini, senyatanya memang membuat kompetisi dan persaingan jadi semakin ketat. Meski begitu, juga selalu potensial untuk membuat kerja-kerja manajemen menjadi semakin mudah pada setiap tahapan.
Bagaimanapun, fungsi manajemen dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan hingga pengendalian, selalu bermuara pada efektifitas dan efisiensi pengelolaan sumberdaya. Dalam kehadiran tekhnologi yang terus berlangsung, memilih ragam tekhnologi yang tersedia bisa amat menentukan kelangsungan bisnis dan pertumbuhannya.
Memang tak dapat dipungkiri, bahwa kerja-kerja manusia yang ikut tergantikan dalam kehadiran tekhnologi industri terus berlangsung atas nama efisiensi dan efektifitas. Tetapi dalam cara yang paling tepat, kedua aspek sumberdaya tersebut harus selalu ditempatkan pada sisi potensialnya secara bersama dalam menggerakkan dan memajukan bisnis.
Bagi pelaku bisnis yang baru saja merintis jalan bisnisnya, pilihan tekhnologi jelas amat bergantung pada kesiapan anggaran, pengetahuan dan keterampilan. Memilih tekhnologi yang paling terjangkau meski tak selalu efisien, tetap memungkinkan dilakukan dengan mempertimbangkan kesiapan pada aspek-aspek sumberdaya lainnya.
Ada cukup banyak perusahaan bisnis yang dinyatakan ditutup justru karena salah dalam menerapkan tekhnologi. Pada tahun 1999, sebuah perusahaan e-Commerce yang menjual perlengkapan binatang peliharaaan secara online, bernama Pets.com, dinyatakan gulung-tikar setelah menghabiskan lebih dari $300 juta untuk aktifitas pemasaran dan pengembangan.
Andrew Beattie untuk portal investopedia.com, melaporkan bila sebagian besar masalahnya karena preferensi pengguna internet ketika itu memang belum terlalu besar. Orang-orang lebih memilih berbelanja ke toko di dekat rumah mereka dengan berjalan kaki ketimbang harus memesannya secara online dan menunggu terlalu lama.
Rencana bisnis perusahaan sama sekali tak memperhitungkan preferensi pengguna layanan dalam mengakses produk yang mereka harapkan. Senyatanya, banyak usaha yang bergerak dalam cara yang sama saat ini justru menemui nasib berbeda, tetapi Pets.com tampaknya terlalu dini menerapkan tekhnologi tanpa menimbang aspek sumberdaya lainnya.
“Masalah dengan rencana bisnis perusahaan adalah bahwa persediaan hewan peliharaan dari semua jenis-makanan, mainan, pakaian, dan sebagainya-dapat ditemukan dengan mudah di toko bahan makanan atau toko hewan peliharaan terdekat. Diberikan pilihan antara memesan secara online dan menunggu pengiriman atau berjalan ke toko terdekat untuk membeli produk dan langsung membawanya pulang, mayoritas orang lebih memilih yang terakhir,” jelas Andrew.
Kasus yang sama dalam cara yang terbalik juga bisa dilihat pada perusahaan Kodak atau pula Blockbuster. Masing-masing telah menjadi penyedia negatif film dan penyewaan video yang amat terkenal pada masanya, sebelum harus mengurut dada dan gulung-tikar dengan kehadiran perangkat tekhnologi digital dan maraknya streaming video.
7. Pantau Kinerja dan Evaluasi Teratur.
Pada tahap akhir dalam kerja manajemen yang tak boleh diabaikan, terkait menjalankan evaluasi pada setiap langkah yang telah dilakukan. Setiap perencanaan bisnis mesti diperiksa kembali. Setiap tujuan harus diukur lagi tingkat capaiannya. Demikian pula
melihat apakah keseimbangan antara hasil dan penggunaan sumberdaya telah sesuai atau belum berjalan secara efektif dan efisien.
Ukuran paling relevan dan paling mudah dilihat dari keberhasilan bisnis adalah pada nilai penjualan, tetapi saat bisnis telah berjalan semakin jauh, mengukur dari nilai penjualan bisa tak mencukupi. Laju inovasi di dalam bisnis juga menjadi salah satu area kunci untuk mengukur apakah proses manajemen telah efektif dilakukan.
Biar bagaimanapun setiap sumberdaya selalu mengalami pembaharuan dan perubahan. Karyawan yang tak di upgrade, bahan baku yang semakin menipis, tekhnologi yang tak berubah, jumlah uang yang tak diinvestasikan kembali, juga terakhir dan terutama yakni tren pasar yang berubah, menjadi ancaman bisnis yang harus selalu diantisipasi dengan tetap menjalankan siklus manajemen pada setiap area bisnis.
Admin
